Ik heb het secretariaat opgezet en samen met een collega enkele jaren succesvol gerund. Hierbij hadden we vooral te maken met de medische kant, wat een uitdaging was vanwege de vele medische termen. Daarnaast was ik verantwoordelijk voor het plannen van roosters voor coassistenten in opleiding.
De uitdaging:
Toen er een secretariaat voor de medische afdelingen opgezet moest worden, kon ik voortbouwen op een goede samenwerking met andere, niet-medische secretariaten, omdat wij elkaars achtervang waren. Uiteraard waren de behoeften per medische afdeling verschillend, wat mijn werk juist erg veelzijdig en interessant maakte.
Al die medische termen vormden echter een uitdaging. Hoewel ik woord voor woord notuleerde, had ik vaak geen goed begrip van de inhoud. Daarom heb ik de opleiding Medische Terminologie gevolgd, die ik met succes heb afgerond. Dit maakte het notuleren een stuk makkelijker en zorgde ervoor dat ik mijn werk beter en efficiënter kon uitvoeren.
De taken:
Agendabeheer voor managers:
Het efficiënt plannen en coördineren van afspraken en vergaderingen, rekening houdend met prioriteiten en beschikbaarheid, zodat het werkproces soepel verloopt.
Roosters opstellen voor coassistenten in opleiding:
Het samenstellen en beheren van de dienstroosters voor coassistenten, waarbij rekening wordt gehouden met opleidingsvereisten, beschikbaarheid en continuïteit van de zorg.
Uitwerken van artsenbrieven:
Het zorgvuldig verwerken en uitwerken van medische correspondentie, zoals artsenbrieven, zodat deze helder en accuraat zijn voor verdere communicatie en administratie.
Notuleren van vergaderingen:
Het bijwonen van vergaderingen, het vastleggen van de belangrijkste punten en besluiten en het tijdig verspreiden van heldere notulen aan alle betrokkenen.
Bewaken en opvolgen van actiepunten:
Het monitoren van openstaande acties die voortkomen uit vergaderingen en overleggen, het herinneren van betrokkenen aan deadlines en het zorgen voor een tijdige afhandeling.